Das Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung am Stichtag 25.Mai 2018 hat bisher viel ungeplanten Mehraufwand verursacht. In der Redaktion sind binnen wenigen Tagen 824 Mails mit Datenschutz-Betreff eingegangen. Inzwischen sind es 856 Mails, in denen das Opt-In von Newslettern und Presseverteilern neu angefragt wurde. Aus Charlottenburg-Wilmersdorf kamen immerhin 22 „DSGVO-Mails.“
Die lenkte den Blick auf das Problem bei der DSGVO-konformen Mail-Verarbeitung.
Das Problem: in Mails sind in der Regel mehrere Datensätze, Text, Bilder und Links enthalten. Es sind in der Regel keine strukturierten Daten, die für automatisierten Verarbeitung taugen. In typischen Pressemails liegen unterschiedliche Datensätze vor: Firmendaten, Behörden, Vereine, Mitveranstalter, Sponsoren und dazu PR-Agenturen und Einzelpersonen. Dazu kommen noch die Logos von Sponsoren, die auch rechtlichen Beschränkungen unterliegen. Zusätzlich werden Fotos mit und ohne Urheberrechtsvermerken übermittelt, die zur zweckgebundenen Veröffentlichung bestimmt sind.
In der Mail zur Ankündigung eines Sportfestes sind es etwa drei Personen mit öffentlichen Ämtern, vom Bezirksbürgermeister und
zuständigen Stadtrat bis zur übermittelnden Pressestelle. Dazu kommen zwei Vereine, ein Organisator und diverse Sponsoren die genannt werden.
Wie soll man mit diesen Daten umgehen, die in der Regel „presseöffentlich“ übermittelt wurden? Wie werden die Daten verarbeitet? Was ist zur Veröffentlichung bestimmt, was muss geschützt werden? Die Anforderungen der EU-DSGVO sorgen für strengen Analyseblick.
Öffentlicher Medienraum und getrennter Datenschutzraum
Die Antwort ist nur auf den ersten Blick einfach: Zur Veröffentlichung übermittelte Daten in Mails sind im Prinzip öffentlich, und unterliegen dem Medienprivileg und der Pressefreiheit.
Auf den zweiten Blick aber ist es nicht mehr einfach: darf die Funk-Telefon-Nummer des Stadtrates oder des Organisators veröffentlicht werden? Natürlich nicht – diese Daten sind nur für Pressenachfragen zu verwenden.
Aus Datenschutz-Sicht wird plötzlich jede Mail zum „schwer zu ordnenden System“. Eine Datenerfassung in einer Adressdatenbank verbietet sich aufgrund eines immens hohen Aufwandes. Eine Lösung mit automatischer „Semantic Content Analytics“ (SCA) ist schon technische „Middleware“ und erfordert sehr hohe Investitionen. Vor allem aber gibt es immer auch Ausnahmen, die kaum formalisiert werden können, und auf Absprachen und Vertrauensregeln beruhen.
Trennung von öffentlichen und zu schützenden Informationen
Grundsätzlich gilt: Zur Veröffentlichung bestimmte Informationen und zu schützenden Informationen müssen bei jedem redaktionellen Vorgang voneinander getrennt werden. Vor allem Abo-Informationen, Anzeigenbuchungen und Rechnungswesen sind getrennt zu halten. Einfache Mail-Postfächer reichen dazu nicht mehr aus. Es müssen auch technische Vorkehrungen getroffen werden, die auch die Einrichtung technisch voneinander getrennter Mail- und Redaktionssysteme vorsehen.
Dies erhöht natürlich den internen Aufwand. Und erfordert einen weiteren wichtigen Schritt auf dem Weg zum Aufbau einer arbeitsteiligen Verlagsorganisation. Kunden-Organisation, Abo- und Anzeigen-Technologien werden demnächst gänzlich in ein Startupausgelagert. Die „SmartCity-Internetseite“ soll dazu ab 1.7.2018 gestartet werden.
Höherer Verarbeitungsaufwand in der Redaktion: Umstellung auf Akkreditierungssystem
Ein selbst entwickeltes Kostenmanagement hilft bei der Planung aller Redaktionsprozesse. Inzwischen ist auch schon klar, wieviel Mehrkosten bei der Mailverarbeitung entstehen: eine Vervierfachung des Verarbeitungsaufwandes tritt ein, mit Kosten von ca. 4 € pro Mail. Die Konsequenz: ab 1.7.2018 werden kostenpflichtige EU-DSGVO-Akkreditierungen für alle PR-Agenturen und SmartCity-Partner erforderlich. In den neuen Medienkonditionen, die ab 1.7.2018 veröffentlicht werden, werden daher auch Akkreditierungsregeln und entsprechende „Plattformgebühren“ enthalten sein.
Wegen des hohen Umstellungsaufwandes wird die Nachrichtenverarbeitung derzeit eingeschränkt.
